Une cabine double pour interprètes, à la norme ISO 4043 AIIC CEE, (160 x 160 x 200 cm) est généralement équipée de la façon suivante :
• 2 pupitres interprètes avec casques et micros
• 2 à 4 radiateurs infrarouges numériques 10 W, 12.5 W ou 15 W en fonction des besoins, avec pieds
• 1 régie de traduction multicanaux analogique ou numérique + 1 émetteur infrarouge par canal et raccordement à la sonorisation de la salle
• + le nombre de récepteurs IR et casques stéréo correspondant au nombre de participants.

Le système « bidule »,  également connu sous l’appellation « valise visite guidée » ou « guide tour »,  conçu et recommandé pour des prestations en itinérance, est un dispositif ultraléger entièrement autonome. Sans aucun raccordement, il autorise la libre mobilité et, dans la limite de réunions de travail en petit ou moyen comité ou de conférences auxquelles n’assistent qu’un petit nombre de non-locuteurs de la langue des conférenciers, permet l’intervention des interprètes en simultané tout en réduisant les coûts par rapport à la mise en place des équipements ISO préconisés dans le cadre de colloques ou séminaires de plus grande envergure internationale. (Ce dispositif évite en effet le montage/démontage d’une cabine, ne nécessite pas l’installation d’une régie spécifique et dispense de l’assistance d’un technicien sur site). C’est aussi une option alternative dans une salle de conférence dont la configuration ou les conditions d’accès interdisent l’installation d’une cabine ISO.

L’inconvénient majeur de l’option bidule par rapport aux cabines mobiles en configuration conférence tient à ce qu’il ne permet pas d’isolation phonique entre les interprètes et la salle. Le risque de déranger les plus proches voisins peut néanmoins être minimisé :
Les interprètes se tiennent en retrait du public à l’arrière de la salle et parlent dans le micro dédié sans avoir besoin d’élever la voix, ce qui réduit les risques de perturbation pour les personnes assises au dernier rang.

A la réciproque, de façon à optimiser leur écoute et éviter la gêne potentielle causée par les bruits ambiants, il est important, non seulement que la salle soit parfaitement sonorisée, mais que les interprètes puissent recevoir le canal orateur au casque par l’intermédiaire d’un récepteur et d’un mini émetteur connecté sur la sono.

Dans le cas de réunions de travail en petit comité, cette option permet :
• de gagner un temps précieux et d’optimiser ainsi les échanges (en mode consécutif, le temps nécessaire aux interventions se trouve de fait multiplié par 2, ou bien, dans un laps de temps égal, les contenus échangés sont réduits de moitié),
• d’éviter aux orateurs de devoir s’interrompre par intervalle pour laisser à l’interprète le temps d’intervenir à son tour (confort des différents intervenants),
• de rendre les échanges plus fluides, avec une réactivité spontanée (et non pas en décalé),
• d’éviter les « incidents diplomatiques » de type bavardages intempestifs en attendant l’intervention de l’interprète pendant qu’un participant s’exprime dans l’autre langue.
Elle autorise aussi la mobilité :
• visites de sites par exemple.

La cabine de table est une solution intermédiaire entre la cabine ISO et le système bidule.
Elle procure une isolation acoustique que ne permet pas ce dernier, tout en présentant l’avantage d’occuper un espace réduit (130 x 50 cm), posée sur une table standard. Ce type de cabine peut donc être installé dans des salles qui, faute d’espace ou pour des raisons d’accessibilité, ne permettent pas la mise en place de cabines ISO.
Les cabines de table sont équipées de la même manière que les cabines ISO, avec une régie et un raccordement à la sonorisation de la salle.
Elles peuvent aussi fonctionner en autonomie avec un dispositif bidule, ou si l’on équipe la salle de micros conférence numériques permettant non seulement aux participants d’écouter les autres interventions au casque dans la langue de leur choix mais également de prendre la parole.

Un micro conférence de dernière génération est prévu pour 2 participants, chaque micro conférence permettant de connecter et contrôler indépendamment 2 casques avec affichage individuel des sélections (canal et volume) de chacun. Cette solution est particulièrement adaptée dans une salle de réunion configurée en O ou en U pour une séance de travail ou un débat en table ronde

Nous complétons notre offre avec la possibilité de fournir des colliers magnétiques (boucles inductives) permettant aux personnes malentendantes équipées de prothèses auditives de suivre la conférence dans la langue de leur choix.

Nos devis comprennent l’assurance du matériel (bris accidentel, incendie, explosion, dégât des eaux, à l’exclusion de tout autre dommage, au taux de 9.5% à 5.5% selon le montant de la location) avec généralement une franchise de 10 % TTC du montant du sinistre le cas échéant.

La gestion des récepteurs et casques reste toutefois sous la responsabilité de l’organisateur. En cas de perte ou de détérioration, l’unité lui sera facturée au prix du remplacement à neuf (boiter numérique + casque stéréo). Dans ce contexte, il est important pour nos clients de prévoir en interne une équipe en charge de la distribution/récupération des casques et récepteurs.

S’ils le souhaitent, nous pouvons leur proposer en option la mise en place de personnel d’accueil bi-ou tri-lingue polyvalent pour assurer :
– la remise des badges et éventuels packs de bienvenue (documentation, goodies, etc.) à l’arrivée des participants,
– la distribution/récupération des casques audio,
– le passage des micros en salle lors des temps d’échanges interactifs,
– l’orientation sur site au moment des pauses.
Leur uniforme peut-être accessoirisé aux couleurs de l’entreprise / association / institution.

Nos devis font indépendamment apparaître :
• le coût de l’installation du matériel (généralement la veille), la mise en service, et le démontage (à l’issue de la conférence), transport compris
• le coût de l’assistance technique pendant toute la durée des conférences. (Nous déconseillons de considérer l’assistance technique comme une simple option et tendons à l’imposer pour éviter tout risque de dysfonctionnement).

InterLingua Events possède en propre 2 micros main et une mallette de charge de 12 récepteurs multicanaux avec mono-oreillette extra-auriculaire, une option non seulement beaucoup plus confortable que des récepteurs de type ‘stéthoscopes’, mais qui permet aux personnes équipées de garder le contact avec la langue source de l’oreille libre tout en suivant très distinctement la traduction qui leur parvient en dominante dans l’oreille appareillée. Cette solution offre un avantage important car elle évite l’isolement des personnes équipées et favorise le sentiment d’appartenance au groupe de travail.

Pour répondre aux besoins de nos clients, nous avons des partenaires privilégiés dans toutes les régions de France et hors de nos frontières, en Europe et dans le monde, ce qui nous permet de limiter les frais de transport du matériel et de déplacement des techniciens dans le cas d’installation d’équipements lourds (cabines complètes avec régie, etc.).

Dans le cas d’une mise à disposition de matériel ultraléger (bidule) sur le territoire français, les équipements nécessaires peuvent être acheminés par transporteur ou Chronopost, directement sur le lieu de l’intervention.

 

En cas d’installation de cabines mobiles, la mise en place et le démontage sont effectués par des techniciens spécialisés.

Au-delà du rôle de l’interprète-coordinateur, la présence sur site d’un technicien de maintenance pendant toute la durée des échanges est vivement recommandée. Indispensable dans le cadre d’une conférence se déroulant sur plusieurs jours, elle est également conseillée pour des sessions plus courtes (journée ou demi-journée), a fortiori quand plusieurs cabines sont en place. Nous ne considération pas sa fonction comme une option mais comme un must permettant d’éviter tout risque de dysfonctionnement.

Le technicien est une personne extrêmement importante pour l’interprétation, puisque c’est de son équipement, de son travail et de son efficacité que dépend dans une grande partie la qualité de la prestation des interprètes telle qu’elle parvient aux oreilles de l’auditoire. Les techniciens doivent être considérés comme des auxiliaires indispensables avec lesquels des relations de confiance et de respect mutuel s’instaurent.

 

Au-delà d’un certain nombre d’interprètes intervenant sur un même événement, et indépendamment de l’assistance technique, la présence d’un interprète-coordinateur sur site est absolument nécessaire pour s’assurer du bon déroulement de la prestation.

Son rôle consiste à faire le lien entre les organisateurs, les équipes d’interprètes et la régie images et son ; il peut également être amené à intervenir directement auprès des modérateurs et intervenants. En charge de la logistique de la prestation, il est là pour manager ses équipes et gérer les imprévus, tant en termes techniques qu’en matière de planning. Il n’est pas rare en effet de devoir répondre à des demandes de dernière minute comme, par exemple, dans certains contextes (conférences publiques), le détachement ponctuel d’un interprète pour l’interview presse d’un conférencier, ou toute autre situation qui requiert une intervention rapide, efficace et maitrisée. Son tarif journalier est le même que celui d’un interprète actif en langues européennes.

Polyglotte, notre coordinateur peut en outre répondre aux éventuels besoins ponctuels des organisateurs en assurant la fonction d’interprète de liaison auprès de VIP non francophones si besoin.

 

La prestation des interprètes est normalement destinée exclusivement à l’audition directe et immédiate. Nul enregistrement, y compris par les auditeurs, ne peut être fait sans leur consentement préalable.

Exceptionnellement, l’enregistrement du canal interprète peut être autorisé, dans le but de faciliter la transcription des actes par exemple, dans la mesure où l’engagement est pris par le client de n’en faire aucun usage commercial, de ne pas le diffuser sur Internet et de ne pas l’utiliser pour remettre en cause la qualité de l’interprétation.

Nous comprenons toutefois l’importance que peut revêtir pour certains clients la possibilité d’enregistrement, de reproduction et de représentation de quelques heures de prestations d’interprétation réalisées à leur profit, et d’utiliser ces enregistrements à des fins de promotion de leur activité à l’international.

Dans ce contexte et dans le respect du droit moral, nous pouvons être amenés à lui céder les droits patrimoniaux de propriété intellectuelle attachés à certaines de nos prestations, à condition que le délai de préavis soit tel qu’il nous permette de faire appel, pour les prestations concernées, à des interprètes qui autorisent l’enregistrement, et à condition que l’enregistrement ne soit en aucun cas utilisé pour remettre en cause la qualité de l’interprétation.

La cession des droits à la demande expresse du client est généralement réalisée à titre onéreux et tarifée sur la base de 20 % du montant de la journée d’interprétation, quelle que soit la durée de l’enregistrement sur cette journée, conformément aux dispositions des conventions internationales applicables en matière de droit d’auteur.

Le cas échéant, il convient de prévoir le matériel technique nécessaire à l’enregistrement (interface audio + 1 graveur par langue) ainsi que les consommables en quantité suffisante.

 

Si, au cours de la conférence, il doit être donné lecture d’un texte, l’organisateur en fera transmettre un exemplaire à l’avance aux interprètes par le biais d’InterLingua Events. Les interprètes ne sont pas tenus de traduire oralement les interventions écrites dont ils n’auraient pas reçu le texte suffisamment à temps pour en prendre connaissance. (Cette observation ne concerne que les textes qui seraient lus mot à mot et non les interventions dont l’écrit ne constituerait qu’un support pour l’orateur).
Si des films sont projetés au cours d’une réunion, la bande sonore n’est interprétée que si le script a été remis à l’avance aux interprètes et si le son leur parvient directement au casque.

 

Nos interprètes sont sélectionnés à la mission, en fonction du contexte, de l’adéquation des profils aux thématiques développées, du lieu de la rencontre (dans d’autres régions de France ou à l’étranger, un recrutement ponctuel – à compétences égales – parmi nos effectifs locaux pouvant être plus avantageux que la prise en charge du déplacement d’interprètes appelés à intervenir régulièrement pour un client dans sa ville habituelle), et de la disponibilité de chacun (en fonction du préavis de la mission et des autres engagements qu’ils auraient pu prendre au préalable pour les mêmes dates).

Le volume et la richesse des ressources humaines dont nous disposons sur l’ensemble du territoire et au-delà nous permettent de répondre aux besoins, même en urgence. Nous tendons néanmoins, au fil des projets, à constituer des équipes fidélisées au service d’un client donné.

Dans la composition des binômes, nous tenons compte de l’origine linguistique des interprètes (langue maternelle / langue étrangère active) de façon à constituer des tandems complémentaires, veillant qui plus est, pour l’anglais, à mixer anglais US et anglais UK, pour l’espagnol, espagnol ibérique et espagnol latino-américain, pour le portugais, portugais du Portugal et portugais du Brésil, etc. dans le but de couvrir un maximum de particularités linguistiques locales.

En France, la langue pivot est généralement le français. Pour répondre aux exigences transversales (anglais > allemand, anglais > espagnol et/ou anglais > russe par exemple), des solutions techniques permettent aux interprètes de travailler en relais via la cabine française : ils répercutent alors le français de leurs collègues vers l’allemand, l’espagnol et le russe. Pour un résultat fluide et sans perte de contenus, il est évidemment impératif de travailler avec une équipe français <> anglais extrêmement solide, que nous sélections toujours avec grand soin.

Pour un rendu optimal, nous avons néanmoins à cœur de constituer chaque équipe avec au moins 1 des 2 membres du binôme qui soit doublement compétent dans une des autres langues du congrès de façon à assurer une prise directe de la langue source vers la langue cible, qui évite ou minimise  le recours au relais. Si nous prenons l’exemple d’une conférence avec pour langues officielles le français, l’anglais et l’espagnol,  les interventions d’orateurs anglophones seront ainsi interprétées vers l’espagnol sans relais via le français.

Nous essayons par ailleurs de constituer autant que possible des binômes mixtes homme/femme, tant dans le respect de la parité que pour l’équilibre des voix. Nous avons un ratio hommes / femmes d’environ ⅓ (H) / ⅔ (F).