À la prestation en elle-même (et aux frais de déplacement le cas échéant), s’ajoutent des frais de gestion de projets. Ceux-ci sont variables selon l’envergure et la complexité du projet, le volume du travail que cela représente et le temps à y consacrer (nombre d’interprètes requis, matériel à fournir…). Ils tiennent également compte du caractère d’urgence en cas de demande de dernière minute.

La gestion de projet inclut l’analyse du besoin, le recrutement des effectifs nécessaires (sélection des profils les plus appropriés en fonction des critères linguistiques, thématiques et géographiques -nous tendons, à compétences égales, à valoriser les ressources locales et régionales, à la fois dans le souci d’une réduction des coûts et dans le respect de l’aspect humain du développement durable-), l’élaboration des plannings et, le cas échéant, les affectations sur les différents ateliers en fonction des thématiques spécifiques qui y seront développées, la collecte et la transmission des éléments préparatoires, la préconisation des équipements techniques les mieux adaptés au contexte (après visite préalable sur site si nécessaire), la relation équipe technique / structure d’accueil / organisateurs dans un esprit de coordination, une réunion de cadrage si besoin, la présence sur site au démarrage, briefing/débriefing.

Nous insistons sur l’importance de la gestion de projet dans la réussite d’une rencontre à caractère événementiel. Les agences de traduction (écrite), spécialistes de la gestion de projets documentaires, du traitement de fichiers, de la TAO et de la PAO, ont rarement le savoir-faire nécessaire en matière de conduite de projets événementiels, outre un réseau d’interprètes souvent très limité (l’essentiel de leur fichier collaborateurs étant, en toute logique, constitué de traducteurs/rédacteurs).

 

Un peu de terminologie

Langues de travail
Est appelée langue ‘A’ la langue maternelle ou une autre langue dont l’interprète a le même niveau de maîtrise, et langue ‘B’ l’autre (ou les autres) langue(s) dans la- ou les-quelle(s) l’interprète est actif.
La ou les langue(s) dite(s) ‘C’ est/sont des langues passives que l’interprète comprend parfaitement et à partir desquelles (et non vers lesquelles, bien qu’il ou elle puisse très bien la/les maîtriser à l’oral) l’interprète est capable d’assurer l’interprétation à un niveau professionnel.
En parlant de la langue ‘A’, on entend un niveau de langue extrêmement élevé ; il ne suffit pas d’être ressortissant d’un pays d’une certaine expression linguistique pour prétendre maîtriser cette langue comme se le doit un interprète de conférence. De fait, certaines langues ‘B’ peuvent être supérieures, comme vecteurs d’expression, à la langue maternelle moyenne d’un individu lambda.
Un interprète est biactif quand il possède au moins une langue ‘A’ et une langue ‘B’ ; c’est le cas de la grande majorité de nos interprètes. La bi-activité (des interprètes capables de travailler dans les 2 sens) permet de limiter les effectifs et par conséquent les budgets. On parle alors de cabines ‘bidirectionnelles’.
Les interprètes qui ont des combinaisons ‘A’/’C’ ne travaillent que dans 1 seul sens (exclusivement de leurs langues ‘C’ vers leur langue ‘A’). On parle dans ce cas de cabines unidirectionnelles.

Langue source
Langue dans laquelle est écrit un texte destiné à la traduction ou la langue dans laquelle s’exprime un intervenant à l’oral.

Langue cible
Langue vers laquelle un texte doit être traduit ou vers laquelle un interprète transpose les propos d’un orateur.

Retour
Le terme de retour recouvre le travail bidirectionnel d’un interprète capable d’interpréter d’une langue vers une autre et de cette autre langue vers la première.

Relais
Le relais est l’activité par laquelle la langue d’aboutissement écoutée par les auditeurs est le résultat d’une double interprétation : l’orateur est tout d’abord ‘traduit’ dans une langue, qui est à son tour ‘traduite’ vers une seconde langue.
L’AIIC déconseille le recours au relais, en raison des dangers d’erreurs susceptibles de s’accumuler dès que les intermédiaires deviennent plus nombreux ; néanmoins, cette technique s’avère parfois inévitable pour certaines langues dites « rares ».

Pivot
Lorsque la technique du relais est utilisée, on appelle pivot l’interprète qui travaille non seulement pour les auditeurs souhaitant écouter sa langue-cible, mais aussi pour ses collègues qui, ne maîtrisant pas la langue source, le prennent en relais pour assurer l’interprétation vers une autre langue. Le rôle d’un pivot est encore plus astreignant que celui d’un interprète ‘ordinaire’ puisque l’interprète-pivot sait que ses collègues sont totalement tributaires de la qualité de son travail.

Normes ISO
Avec le concours de l’AIIC, l’ISO (Organisation internationale de normalisation) et la CEI/IEC (Commission électrotechnique internationale) ont a publié des normes relatives à l’interprétation. La norme relative aux cabines fixes est la norme ISO 2603 ; celle relative aux cabines mobiles est la norme ISO 4043. Celle relative aux systèmes électriques et audio est la CEI 60914.

Bidule
Egalement connu sous l’appellation « valise visite guidée », « guide tour » ou « audioguide », conçu et recommandé pour des prestations en itinérance, le bidule est un dispositif ultraléger entièrement autonome.
Sans aucun raccordement, il autorise la libre mobilité et, dans la limite de réunions de travail en petit comité ou de conférences auxquelles n’assistent qu’un petit nombre de non-locuteurs de la langue des conférenciers, il permet l’intervention des interprètes en simultané tout en réduisant les coûts par rapport à la mise en place des équipements ISO préconisés dans le cadre de colloques ou séminaires de plus grande envergure internationale. (Ce dispositif évite en effet le montage/démontage d’une cabine, ne nécessite pas l’installation d’une régie spécifique et dispense de l’assistance d’un technicien sur site).
C’est aussi une option alternative dans une salle de conférence dont la configuration ou les conditions d’accès ne permettent pas l’installation d’une cabine ISO.

PCO
Professional Conference Organiser = Organisateur professionnel de conférence.
Il s’agit d’une personne physique (pas nécessairement interprète elle-même) ou d’une personne morale qui, souvent amenée à recruter des interprètes pour le compte de divers clients (centre de congrès par exemple), conclut le contrat en son nom.
On parle de Consultant en événementiel multilingue dès lors que cette personne, polyglotte et pleinement compétente pour évaluer la qualité des prestations de ses collaborateurs, et en mesure de répondre aux besoins avec pertinence (ressources humaines, techniques et logistiques confondues), a fait de la gestion des problématiques linguistiques des événements internationaux son cœur de métier.
S’il ou elle est lui-(elle)-même interprète de conférence, on parle de Consultant interpreter ou d’Interprète conseil.
Sans compétences linguistiques particulières, on parle alors d’Event planner, terme généraliste s’appliquant à toutes sortes d’événements, qu’ils aient ou non une dimension internationale.

 

InterLingua Events fournit les interprètes de conférence qui interviendront dans le cadre du Congrès international « Vers une chaîne alimentaire durable » (agroalimentaire, bioprocédés et management de la qualité des aliments) co-organisé par la Commission internationale du génie rural et ONIRIS, Ecole nationale vétérinaire, agroalimentaire et de l’alimentation, qui se déroulera du 18 au 20 avril à la Cité des Congrès.

 

Les interprètes s’engagent à respecter un code d’éthique professionnelle, notamment en ce qui concerne la confidentialité. Ils sont tenus au secret professionnel total et absolu et s’interdisent de divulguer toute information à laquelle ils pourraient avoir accès dans l’exercice de la profession, que ce soit verbalement dans le cadre de réunions non publiques à caractère confidentiel ou par le biais de documents qui leur seraient remis par anticipation à des fins préparatoires.

 

Notre tarif (forfait journalier, variable selon les combinaisons linguistiques) comprend la préparation de la prestation ; c’est la raison pour laquelle nous ne pratiquons pas de découpage à l’heure du forfait de base, ni même à la demi-journée, une prestation courte pouvant exiger autant de préparation qu’une prestation longue.

Pour ce faire, nous demandons à nos clients de nous communiquer à l’avance le programme complet de la conférence, les supports de présentation des différents orateurs (PowerPoint et autres documents susceptibles d’être projetés, d’autant plus importants s’ils contiennent des données chiffrées) et/ou les abstracts de leur communication, le texte intégral du discours des officiels s’ils doivent être lu mot à mot, ou a minima le fil conducteur de leur intervention si leur allocution est spontanée, ainsi que tout autre élément utile concernant les sujets traités. Un glossaire des acronymes et abréviations utilisés est également fort utile et toujours hautement apprécié. S’il s’agit, non pas d’un événement formel de type congrès institutionnel ou séminaire d’entreprise, mais d’un rendez-vous d’affaires ou d’une réunion de travail en petit comité : problématique(s) de la rencontre, contexte, finalité et enjeux des discussions qui seront engagées, programme des visites le cas échéant, présentation des différents intervenants dans le processus de discussion, documents divers concernant les produits clés et les sujets traités.

Même si nous nous engageons auprès de nos clients à mettre à leur disposition des interprètes déjà hautement compétents dans les secteurs qui les concernent, avec de solides connaissances du champ lexical, de la terminologie et de la phraséologie relevant de ces domaines, nous tenons à attirer votre attention sur l’importance de la préparation, dont dépend en grande partie la qualité de la prestation finale.

Dans le respect de l’environnement, nous favorisons la transmission des documents préparatoires par voie électronique et évitons autant que possible les impressions sans valeur ajoutée.

Il est en outre important que les interprètes puissent disposer d’une connexion Internet en cabine, qu’elle soit Wifi ou filaire, de façon à pouvoir consulter leurs glossaires en ligne, réceptionner et télécharger les présentations susceptibles d’être fournies en dernière minute par certains orateurs au niveau de la preview, recevoir des instructions et échanger des informations par messagerie en temps réel dans le cadre de la coordination d’équipes numériquement importantes réparties sur plusieurs ateliers.

 

Afin de ne faire courir aucun risque de retard le matin du démarrage, si les interprètes doivent se déplacer depuis autre ville, ils devront être sur place dès la veille au soir. Leur hébergement (ainsi que celui du technicien et du coordinateur le cas échéant) est à prévoir en chambres simples avec petit-déjeuner, dans l’hôtel où se déroule la conférence si tel est le cas, ou dans le même hôtel où séjourne la délégation étrangère. La gestion de l’hébergement des interprètes est à la charge de l’organisateur. A défaut, leur hébergement est facturé au forfait nuitée sur la base des tarifs d’un établissement de type Ibis, Kyriad, Mercure, Novotel, Sofitel ou catégorie similaire.

En fonction de la provenance des interprètes, nous facturons généralement leur déplacement (aller-retour) au tarif SNCF 2nde classe PRO ou selon les indemnités kilométriques suivant le barème fiscal en vigueur + frais de péage voie expresse + frais d’approche proportionnels à la durée du trajet. Les déplacements peuvent toutefois se faire en avion si les conditions de confort (notamment la réduction du temps de trajet) et de coût global sont plus favorables, ou en taxi dans certain cas (éloignement d’une zone urbaine ou absence de solutions de transport en commun à certains créneaux horaires).

Tout déplacement effectué la veille (approche) et/ou le lendemain (déproche) d’une intervention fait l‘objet de frais d’approche équivalents à au moins une ½ journée de travail si le temps de trajet est supérieur à 2 heures 30. En effet, dans la mesure où leurs journées de la veille et du lendemain sont bloquées pour se rendre sur le lieu de leur mission et en revenir, les interprètes s’interdisent l’opportunité d’accepter une autre mission ces jours-là et demandent de ce fait une compensation.

A compétences égales, nous favorisons les ressources locales et régionales en sélectionnant des interprètes résidant au plus près du lieu de l’intervention, à la fois dans le respect de l’aspect humain du développement durable et dans le souci d’une réduction des coûts. Si un déplacement, quel qu’il soit, est nécessaire, nous privilégions l’utilisation des transports en commun ou, dans le cas de l’utilisation d’un véhicule privé, incitons au covoiturage afin de limiter à la fois l’empreinte carbone et les coûts.

Si des frais sont provisionnés sur les devis, leur montant exact (susceptible d’être considérablement réduit par un recrutement local) ne pourra vous être communiqué qu’après réservation définitive des interprètes en fonction de leur disponibilité.

Les déjeuners, à la charge de l’organisateur pour l’ensemble de l’équipe, sont généralement pris avec les participants. Pour les repas du soir, dans le cadre d’un déplacement, pour les interprètes comme pour les techniciens, une indemnité forfaitaire est facturée par InterLingua Events.